Warum wir optimieren, was wir eigentlich neu gestalten müssten

Viele Probleme entstehen nicht, weil Menschen, Prozesse oder Technologien zu wenig leisten. Sie entstehen, weil wir versuchen, innerhalb von Strukturen besser zu funktionieren, deren Grundannahmen längst nicht mehr stimmen.

Manchmal reicht eine einzige Frage, um etwas sichtbar zu machen, das vorher eher als diffuses Unbehagen vorhanden war. Vor Kurzem bin ich auf einen Beitrag über ein ungewöhnliches Projekt von Dyson gestoßen. Das Unternehmen, das die meisten Menschen mit Staubsaugern, Haartrocknern und technischen Geräten verbinden, beschäftigt sich auch mit Landwirtschaft und baut Erdbeeren in einem technisch hochentwickelten Anbausystem an. Interessant fand ich dabei weniger die Erdbeere als die Haltung dahinter.

Der Beitrag endete sinngemäß mit einer Frage: Wo optimieren wir noch Prozesse, obwohl wir eigentlich das System neu gestalten müssten?

Diese Frage hat bei mir etwas getroffen. Denn sie beschreibt ein Muster, das mir seit Jahren in sehr unterschiedlichen Zusammenhängen begegnet: Wir versuchen erstaunlich oft, etwas besser zu machen, das wir vielleicht grundsätzlich anders machen müssten.

Wir sind sehr gut im Optimieren geworden

Wenn ein Prozess zu langsam ist, beschleunigen wir ihn. Wenn Menschen überlastet sind, versuchen wir, ihre Belastbarkeit zu erhöhen. Wenn Informationen nicht ankommen, schaffen wir neue Kommunikationswege. Wenn Verwaltung zu aufwendig wird, führen wir neue Software ein. Wenn Unterricht nicht ausreichend funktioniert, entwickeln wir zusätzliche Förderprogramme. Wenn Beschäftigte unter Stress leiden, bieten wir Resilienztrainings an. Wenn Straßen überlastet sind, optimieren wir Verkehrsflüsse. Wenn digitale Arbeit unübersichtlich wird, setzen wir KI ein, um E-Mails, Protokolle und Dokumente schneller zu bearbeiten.

Vieles davon kann sinnvoll sein. Aber all diese Maßnahmen haben etwas gemeinsam: Sie akzeptieren zunächst die bestehende Struktur. Die Frage lautet dann: Wie können wir innerhalb dieses Systems besser funktionieren? Sehr viel seltener fragen wir: Warum ist das System eigentlich so gebaut?

Optimierung versucht, ein bestehendes System leistungsfähiger zu machen. Strukturelle Gestaltung stellt seine Voraussetzungen infrage. Das ist ein fundamentaler Unterschied. Man kann beispielsweise ein kompliziertes Verwaltungsverfahren digitalisieren, Formulare automatisch ausfüllen lassen, KI einsetzen, um Anträge zu prüfen, und dadurch Bearbeitungszeiten reduzieren. Das alles kann eine erhebliche Verbesserung sein. Aber eine andere Frage wäre: Warum benötigt dieser Vorgang überhaupt so viele Informationen, Prüfungen, Schnittstellen und Entscheidungen? Vielleicht braucht es nicht die bessere Bearbeitung eines komplizierten Prozesses. Vielleicht braucht es einen weniger komplizierten Prozess. Und manchmal braucht es vielleicht nicht einmal diesen.

Wenn Menschen die Struktur kompensieren

Besonders sichtbar wird dieses Muster dort, wo Menschen selbst die fehlende Funktionalität einer Struktur ausgleichen müssen. Ein Alltag kann beispielsweise so organisiert sein, dass Bewegung, Erholung, soziale Beziehungen, gesunde Ernährung und ausreichender Schlaf kaum selbstverständlich entstehen. Dann reagieren wir darauf mit Empfehlungen: mehr bewegen, besser schlafen, gesünder essen, Pausen machen, Stress reduzieren, Zeit besser organisieren, achtsamer sein.

Jede einzelne Empfehlung kann richtig sein. Und trotzdem kann die Summe absurd werden. Denn plötzlich benötigt ein Mensch erhebliche Planung, Disziplin, Wissen und Zeit, nur um Bedingungen herzustellen, die sein Organismus für eine langfristige Funktionsfähigkeit benötigt. Das Problem liegt dann nicht ausschließlich darin, dass Menschen ihre Gesundheit schlecht organisieren. Es könnte ebenso darin liegen, dass wir Lebensbedingungen geschaffen haben, in denen Gesundheit außergewöhnlich viel Organisation benötigt.

Der Mensch kompensiert die Struktur. Und je besser er darin wird, desto länger kann die Struktur bestehen bleiben.

Das gleiche Muster findet sich in Organisationen. Ein Prozess funktioniert nicht mehr richtig, also entsteht eine zusätzliche Regel. Die Regel erzeugt Abstimmungsbedarf. Dafür wird ein Meeting eingeführt. Das Meeting benötigt Vorbereitung und Dokumentation. Dafür wird eine Software angeschafft. Die Software muss gepflegt werden. Dafür entstehen Zuständigkeiten. Irgendwann beschäftigt ein erheblicher Teil der Organisation sich damit, die Organisation zu organisieren.

Jeder einzelne Schritt kann nachvollziehbar gewesen sein. Das Gesamtsystem kann trotzdem immer schwerer werden. Das ist eine besondere Eigenschaft gewachsener Strukturen: Ihre einzelnen Bestandteile können sinnvoll erscheinen, während ihre Gesamtheit ihre Funktion zunehmend behindert. Dann hilft es nur begrenzt, jeden einzelnen Bestandteil weiter zu optimieren. Manchmal muss man wieder auf die Gesamtstruktur schauen.

Würden wir es heute wieder so bauen?

Vielleicht ist das eine der nützlichsten Fragen überhaupt:

Wenn wir heute bei null anfangen würden – würden wir es wieder so bauen?

Würden wir Schule genauso organisieren? Würden wir Arbeit genauso organisieren? Würden wir unsere Städte genauso planen? Würden wir Gesundheitsversorgung genauso strukturieren? Würden wir Verwaltung genauso aufbauen? Würden wir Pflege genauso organisieren? Würden wir Menschen täglich auf dieselbe Weise durch Verkehrssysteme bewegen? Würden wir digitale Kommunikation so gestalten, dass ein großer Teil unserer Aufmerksamkeit dafür benötigt wird, eingehende Informationen zu sortieren?

Natürlich können Gesellschaften nicht ständig bei null anfangen. Bestehende Infrastruktur, Institutionen, Gesetze, Wissen und Gewohnheiten lassen sich nicht einfach löschen. Aber gedanklich können wir es. Und vielleicht sollten wir es häufiger tun. Denn sonst besteht Innovation schnell darin, die Folgen alter Entscheidungen mit immer leistungsfähigeren Werkzeugen zu verwalten.

Gerade KI macht diese Frage dringlich

Künstliche Intelligenz könnte dieses Problem erheblich verschärfen. Oder dabei helfen, es zu lösen. Beides ist möglich.

Wir können KI benutzen, um bestehende Prozesse schneller zu machen: mehr Nachrichten bearbeiten, mehr Dokumente erzeugen, mehr Termine koordinieren, mehr Daten auswerten, mehr Verwaltung bewältigen und mehr Output produzieren. Dann erhöht eine neue Technologie zunächst die Leistungsfähigkeit bestehender Strukturen. Das kann wertvoll sein. Aber es wäre schade, wenn wir dort stehen blieben.

Denn vielleicht liegt das größere Potenzial von KI an einer anderen Stelle: KI könnte uns ermöglichen, Strukturen zu bauen, die bisher organisatorisch kaum möglich waren.

Viele unserer heutigen Systeme beruhen auf Standardisierung. Nicht unbedingt, weil Standardisierung für Menschen besonders gut ist, sondern weil Individualisierung teuer ist. Eine Lehrkraft kann nicht gleichzeitig dreißig unterschiedliche Lernwege planen. Eine Verwaltung kann nicht jeden Vorgang vollständig individuell organisieren. Ein Gesundheitssystem kann nicht unbegrenzt persönliche Begleitung bereitstellen. Ein Unternehmen kann nicht jede Arbeitsstruktur täglich an den Zustand und die Aufgaben jedes einzelnen Menschen anpassen. Deshalb standardisieren wir Zeiten, Abläufe, Zugänge, Informationen und Entscheidungen.

Vielleicht verändert KI genau diese Grenze. Wenn Koordination, Informationsverarbeitung und individuelle Anpassung sehr viel weniger menschliche Arbeitszeit benötigen, könnten Strukturen möglich werden, die früher organisatorisch zu aufwendig gewesen wären.

Dann wäre die entscheidende Frage nicht mehr: Wie hilft KI Menschen dabei, mit unseren komplizierten Systemen besser zurechtzukommen?

Sondern: Welche komplizierten Systeme brauchen wir nicht mehr, wenn Technologie einen Teil ihrer organisatorischen Last übernehmen kann?

Das wäre eine wesentlich größere Veränderung.

Wenn Technologie sich an Menschen anpasst

Über lange Zeit mussten Menschen lernen, mit Maschinen und Organisationen zurechtzukommen. Wir mussten ihre Logik verstehen, Menüs lernen, Formulare ausfüllen, Begriffe kennen, Zuständigkeiten finden, Informationen suchen und vorgegebene Abläufe einhalten. Mit zunehmend leistungsfähiger Technologie könnte sich dieses Verhältnis verändern.

Nicht mehr ausschließlich: Der Mensch lernt, das System zu bedienen.

Sondern zunehmend: Das System lernt, den Menschen zu unterstützen.

Das wäre mehr als Benutzerfreundlichkeit. Es wäre ein anderer Gestaltungsgrundsatz. Technologie müsste dann nicht vor allem dazu dienen, mehr Leistung aus Menschen und Organisationen herauszuholen. Sie könnte dazu beitragen, unnötige Anforderungen überhaupt verschwinden zu lassen.

Hier liegt auch ein wichtiger Unterschied zwischen Effizienz und struktureller Entlastung. Effizienz bedeutet häufig, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Strukturelle Entlastung kann etwas anderes bedeuten: Bestimmten Aufwand gar nicht mehr entstehen zu lassen.

Ein überflüssiger Arbeitsschritt muss nicht automatisiert werden. Er kann verschwinden. Eine unnötige Entscheidung muss nicht beschleunigt werden. Sie kann entfallen. Eine vermeidbare Belastung muss nicht besser bewältigt werden. Sie kann verhindert werden. Ein Mensch muss nicht lernen, jede ungünstige Bedingung immer besser zu kompensieren. Die Bedingung kann verändert werden.

Das klingt selbstverständlich. In der Praxis ist es erstaunlich radikal. Denn Organisationen sind häufig darauf spezialisiert, Probleme innerhalb ihrer bestehenden Logik zu lösen. Die Frage, ob diese Logik selbst Teil des Problems ist, kommt zwangsläufig seltener vor.

Was wir von lebenden Systemen lernen könnten

Vielleicht lohnt hier der Blick auf biologische Systeme. Lebende Systeme erhalten ihre Funktionsfähigkeit nicht dadurch, dass sie eine einzelne Reaktion unbegrenzt optimieren. Sie passen sich an, verändern Aktivität, verteilen Ressourcen neu und regulieren in Abhängigkeit von ihren Bedingungen. Und wenn Anpassung dauerhaft nicht mehr ausreicht, gerät das System unter Belastung.

Menschen können erstaunlich viel kompensieren. Das ist eine unserer großen Fähigkeiten. Aber gerade diese Fähigkeit kann strukturelle Probleme lange unsichtbar machen. Menschen arbeiten länger, organisieren mehr, schlafen weniger, beeilen sich, priorisieren, verzichten, lernen Selbstmanagement, nutzen Apps und optimieren sich selbst. Solange das irgendwie funktioniert, scheint auch das System zu funktionieren.

Dabei funktioniert vielleicht vor allem der Mensch, der seine Defizite ausgleicht.

Darin liegt ein Paradox: Je erfolgreicher wir ein ungeeignetes System optimieren, desto länger kann es bestehen bleiben. Wir reduzieren seine Reibung, automatisieren seine Umwege, kompensieren seine Schwächen und trainieren Menschen darin, mit seinen Anforderungen zurechtzukommen. Dadurch wird das System leistungsfähiger. Aber nicht unbedingt besser.

Je länger ein ungeeignetes System optimiert wird, desto schwieriger kann es werden zu erkennen, dass nicht seine Leistung das Problem ist, sondern seine Struktur.

Deshalb brauchen wir neben Optimierung noch eine zweite Kompetenz: die Fähigkeit, gelegentlich aus dem System herauszutreten und zu fragen, welches Problem wir hier eigentlich lösen wollen. Welche Belastung erzeugen wir dabei selbst? Welche unserer Annahmen stammen aus einer Zeit, in der andere Möglichkeiten bestanden? Was würden wir weglassen, wenn wir heute neu anfangen könnten? Und welche Bedingungen müssten wir schaffen, damit das System seine Funktion mit weniger Kompensation erfüllen kann?

Vielleicht beginnt dort wirkliche Innovation

Innovation muss nicht immer bedeuten, etwas völlig Neues zu erfinden. Manchmal besteht sie darin, eine alte Selbstverständlichkeit nicht länger für selbstverständlich zu halten.

Nicht nur zu fragen: Wie machen wir das schneller? Sondern: Warum machen wir das?

Nicht nur: Wie können Menschen diese Belastung besser bewältigen? Sondern: Warum entsteht sie?

Nicht nur: Wie digitalisieren wir diesen Prozess? Sondern: Brauchen wir ihn?

Nicht nur: Wie steigern wir die Anpassungsfähigkeit des Menschen? Sondern: Wie schaffen wir Bedingungen, an die sich Menschen nicht permanent anpassen müssen?

Vielleicht liegt darin eine der großen Gestaltungsmöglichkeiten der kommenden Jahre. Wir verfügen über Technologien, Wissen und Ressourcen, die viele frühere Begrenzungen verändern. Es wäre merkwürdig, sie ausschließlich dafür einzusetzen, Strukturen aus einer anderen Zeit noch effizienter zu betreiben.

Vielleicht sollten wir sie auch dafür nutzen, diese Strukturen neu zu denken. Nicht überall, nicht ständig und nicht mit der Vorstellung, jedes gewachsene System ließe sich einfach ersetzen. Aber oft genug, um eine Frage wieder selbstverständlich zu machen:

Wenn wir heute bei null anfangen würden – würden wir es wirklich wieder so bauen?